Privacy policy klokkenluidersprocedure

(versie 25/02/2025)

 

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u verkrijgen in het kader van de klokkenluidersprocedure, in uitvoering van de Wet 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sectoren (“Klokkenluiderswet”), worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”) en deze privacy policy.

Deze privacy policy bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. U krijgt ook meer informatie over het uitoefenen van uw rechten.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS
2. DOELEINDEN
3. BEVEILIGING
4. RECHTEN
5. UPDATES

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

Balie Dendermonde
Justitieplein 1, 9200 Dendermonde
Ondernemingsnummer: 0858351416

Balie Dendermonde slaat eveneens op haar organen, i.e. haar Stafhouder en Raad van de Orde.

In sommige gevallen verwerkt Balie Dendermonde uw persoonsgegevens samen met andere verwerkingsverantwoordelijke(n). De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden opgenomen onder het desbetreffende doeleinde. Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

U kan steeds contact met ons opnemen

• via post: naar het bovenstaande adres
• via e-mail: balie@baliedendermonde.be

2. DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Organisatie van het extern meldingskanaal
• Geschillenbeheer

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

1) Organisatie van het extern meldingskanaal

a) Wanneer u een inbreuk meldt, de melder bijstaat in het meldingsproces (‘facilitator’) of elke andere derde die met de melder in verband staat (bijv. collega’s, familieleden, etc.)

Met het oog op de organisatie van het extern meldingskanaal verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer), lidmaatschap bij één van de balies (indien advocaat), informatie over uw beroep en betrekking (functie) en enige andere informatie die u ons bezorgt in het kader van uw melding (bijv. financiële gegevens).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om het extern meldingskanaal te organiseren. Dit omvat onder meer het ontvangen en opvolgen van meldingen betreffende inbreuken in de zin van de Klokkenluiderswet teneinde de juistheid van de in de melding opgenomen feiten na te gaan en zo nodig aan te pakken via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, (tuchtrechtelijke of gerechtelijke) vervolging, terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure, inclusief het overmaken van een melding aan de federale Ombudsman of aan (een) Stafhouder(s) van (een) andere Orde(s) van Advocaten. Tot slot laten deze gegevens ons ook toe om onze procedures te evalueren en statistieken in dit verband te genereren.

De rechtsgrond voor de verwerking van (bijzondere categorieën van) persoonsgegevens is gebaseerd op onze taak van (zwaarwegend) algemeen belang (art. 6, §1, (d) GDPR, respectievelijk art. 9, §2, (g) GDPR en art. 10, §1, 3° Wet Bescherming Persoonsgegevens), die voortvloeit uit artikel 14 e.v. Klokkenluiderswet en artikel 1, 15° van het KB van 22 januari 2023.

We verkrijgen uw persoonsgegevens hetzij rechtstreeks wanneer u zelf een melding doet via het Contactpunt Klokkenluiders, via onze telefoonlijn, op afspraak of via een schriftelijke melding aan de Stafhouder, hetzij onrechtstreeks via de federale Ombudsman of een andere bevoegde autoriteit. Indien u facilitator of derde bent verkrijgen we uw persoonsgegevens onrechtstreeks via de melder, de federale Ombudsman of een andere bevoegde autoriteit.

Voor doeleinden van de organisatie van het extern meldingskanaal hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Indien de melding onontvankelijk is (bijv. de Stafhouder is niet bevoegd), verwijderen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk (weliswaar mits een verificatieperiode van 2 weken).1. Voor meldingen die we wel behandelen, houden we uw persoonsgegevens bij tot 2 maanden na het afronden van het onderzoek (plus een verificatieperiode van 1 maand), tenzij een tuchtprocedure of gerechtelijke procedure voortvloeit uit de melding. In dat geval houden wij uw persoonsgegevens bij tot het verstrijken van de laatste termijn voor het instellen van een rechtsmiddel (plus een verificatieperiode van 1 jaar). Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van tucht, verwijzen we naar de privacyverklaring.
• Het voorgaande is niet van toepassing op:
  • De naam, functie en contactgegevens (van de melder, elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken en de persoon over wie de melding gaat) die worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
  • Het register (i.e. opname gesprek of een nauwkeurig verslag van het onderhoud) dat wordt bijgehouden tot en met het tijdstip van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin de betrokken advocaat wordt geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• Wat betreft de statistieken, houden wij uw gegevens bij gedurende de tijd die nodig is voor de analyse van de statistieken. Vanaf de anonimisering worden deze gegevens in elk geval niet langer beschouwd als persoonsgegevens.

Indien de opvolging van de melding enkel mogelijk is mits de deelname aan het onderzoek van meerdere bevoegde autoriteiten (bijv. Stafhouder(s) van andere Orde(s) van Advocaten), bepalen wij in overleg onze respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de externe melding (Stafhouder(s) van andere Orde(s) van Advocaten die krachtens artikel 1, 15° van het KB van 22 januari 2023 bevoegd is (zijn), federale Ombudsman) en met andere derden voor zover noodzakelijk (overheden, gerecht en politiediensten, advocaat die het voorwerp uitmaakt van de melding, externe adviesverlener). De identiteit van de melder (en/of facilitator en andere derden die verbonden zijn met de melder) wordt niet zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming vrijgegeven, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden. Wij zullen de melder hier steeds vooraf over informeren, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of procedure in gevaar zou brengen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT en software providers).

b) Wanneer u als advocaat het voorwerp uitmaakt van een melding

Met het oog op de organisatie van het extern meldingskanaal verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer), informatie over uw opleiding en vorming, informatie over uw beroep en betrekking (functie, graad), financiële gegevens (derdenrekening, bankrekeningnummer), gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (feiten waaruit een inbreuk blijkt, aard van de inbreuk, periode waarop de inbreuk betrekking heeft, bewijs van de inbreuk), informatie over uw lidmaatschap bij balie Dendermonde of een andere balie en enige andere informatie die wordt overgemaakt in het kader van een externe melding (bijv. persoonlijke kenmerken, gezondheidsgegevens).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om het extern meldingskanaal te organiseren. Dit omvat onder meer het ontvangen en opvolgen van meldingen betreffende inbreuken in de zin van de Klokkenluiderswet teneinde de juistheid van de in de melding opgenomen feiten na te gaan en zo nodig aan te pakken via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, (tuchtrechtelijke of gerechtelijke) vervolging, terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure, inclusief het overmaken van een melding aan de federale Ombudsman of aan (een) Stafhouder(s) van (een) andere Orde(s) van Advocaten. Tot slot laten deze gegevens ons ook toe om onze procedures te evalueren en statistieken in dit verband te genereren.

De rechtsgrond voor de verwerking van (bijzondere categorieën van) persoonsgegevens is gebaseerd op onze taak van (zwaarwegend) algemeen belang (art. 6, §1, (d) GDPR, respectievelijk art. 9, §2, (g) GDPR en art. 10, §1, 3° Wet Bescherming Persoonsgegevens, die voortvloeit uit artikel 14 e.v. Klokkenluiderswet en artikel 1, 15° van het KB van 22 januari 2023.

We verkrijgen uw persoonsgegevens onrechtstreeks in het kader van een externe melding via de melder (en/of de facilitator en andere derden die met de melder in verband staat) of via de federale Ombudsman of een andere bevoegde autoriteit.

Voor doeleinden van de organisatie van het extern meldingskanaal hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Indien de melding onontvankelijk is (bijv. de Stafhouder is niet bevoegd), verwijderen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk (weliswaar mits een verificatieperiode van 2 weken).
  2. Voor meldingen die we wel behandelen, houden we uw persoonsgegevens bij tot 2 maanden na het afronden van het onderzoek (plus een verificatieperiode van 1 maand), tenzij een tuchtprocedure of gerechtelijke procedure voortvloeit uit de melding. In dat geval houden wij uw persoonsgegevens bij tot het verstrijken van de laatste termijn voor het instellen van een rechtsmiddel (plus een verificatieperiode van 1 jaar). Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van tucht, verwijzen we naar de privacyverklaring.
• Het voorgaande is niet van toepassing op:
  • De naam, functie en contactgegevens (van de melder, elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken en de persoon over wie de melding gaat) die worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
  • Het register (i.e. opname gesprek of een nauwkeurig verslag van het onderhoud) dat wordt bijgehouden tot en met het tijdstip van afsluiting van het gerechtelijk jaar waarin de betrokken advocaat wordt geschrapt van het tableau of de lijst van stagiairs (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• Wat betreft de statistieken, houden wij uw gegevens bij gedurende de tijd die nodig is voor de analyse van de statistieken. Vanaf de anonimisering worden deze gegevens in elk geval niet langer beschouwd als persoonsgegevens.

Indien de opvolging van de melding enkel mogelijk is mits de deelname aan het onderzoek van meerdere bevoegde autoriteiten (bijv. Stafhouder(s) van andere Orde(s) van Advocaten), bepalen wij in overleg onze respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld onder IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen met wie wij samenwerken in het kader van de externe melding (Stafhouder(s) van andere Orde(s) van Advocaten die krachtens artikel 1, 15° van het KB van 22 januari 2023bevoegd is (zijn), federale Ombudsman) en met andere derden voor zover noodzakelijk (melder, overheden, gerecht en politiediensten, externe adviesverlener). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT en software providers).

2) Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen in het kader van het extern meldingskanaal, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6, §1, (f) GDPR).

We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks van derde partijen.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn voor het instellen van een rechtsmiddel (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, bank- en verzekeringsmaatschappijen en ons accountantskantoor). Daarnaast hebben ook derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens toegang tot deze persoonsgegevens (IT en software providers).

3. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. De gegevens over de melding worden opgeslagen in een vertrouwelijk en veilig systeem, waarvan de toegang beperkt is tot de Stafhouder en de verantwoordelijke medewerkers.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

Deze rechten kunnen beperkt worden gelet op het doel van deze procedure met het oog op het garanderen van de rechten en vrijheden van andere betrokkenen (bijv. anonimiteit van de melder).

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via post: naar het bovenstaande adres
• via e-mail: balie@baliedendermonde.be

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

U kan te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of onze taak van algemeen belang met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Balie Dendermonde zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij zij van oordeel is dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto art. 5, §2 GDPR (art. 6, §1, (c) GDPR). Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een bewijs van identiteit te vragen, bijvoorbeeld een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart.

5. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via www.baliedendermonde.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.